RFID耐用、安全、穩(wěn)定、非接讀取等優(yōu)勢可以用來進(jìn)行檔案館的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。借助技術(shù)手段替代人工繁雜的勞動(dòng)，有助于緩解檔案館的壓力，提升管理人員的滿意度。
 

　　通過RFID軟硬件的配合，我們可以實(shí)現(xiàn)將檔案編目、檔案入庫上架、檔案盤點(diǎn)、檔案查詢與借閱、銷毀管理等業(yè)務(wù)操作流程智能化，大大提高了檔案管理的效率，從而讓管理人員能夠解放出來進(jìn)行檔案館的其他工作。
 

　　RFID檔案館智能管理系統(tǒng)具體是如何進(jìn)行智能化管理的呢?
 

　　(1)檔案收集與編目。

　　各相關(guān)部門移交的檔案和資料一開始會(huì)被做掃描處理，并被上傳到到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中。 然后管理人員會(huì)將RFID標(biāo)簽打印機(jī)打印的對(duì)應(yīng)編碼，粘貼到檔案卷盒上，相當(dāng)于給所有的資料和案卷都發(fā)了一張唯一的“ID卡”，后續(xù)需要調(diào)取卷宗資料信息，直接用相應(yīng)的RFID讀寫器讀取信息即可獲得。
 

　　(2) 檔案入庫與上架。

　　檔案管理員只需要將檔案盒放置到智能檔案架的空余位置，紅外設(shè)備便會(huì)感知到其位置，同時(shí)RFID識(shí)別到檔案案卷的標(biāo)簽則會(huì)提示完成歸檔。存檔的完成意味著帶標(biāo)簽的卷宗已經(jīng)和其位置信息綁定在了一起，即實(shí)現(xiàn)了精準(zhǔn)定位。
 

　　(3) 檔案盤點(diǎn)自動(dòng)化。

　　傳統(tǒng)檔案盤點(diǎn)是一項(xiàng)“大工程”，需要人工認(rèn)真仔細(xì)的核對(duì)全部檔案的數(shù)量，并與過往記錄做對(duì)比，如有缺失案卷則需在系統(tǒng)中盤查其被借閱的具體情況。通過RFID讀取設(shè)備對(duì)檔案的自動(dòng)識(shí)別，這項(xiàng)工作將會(huì)變得非常簡單。RFID讀取的數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)比對(duì)完成，還會(huì)自動(dòng)生成報(bào)表，而且基本不會(huì)出錯(cuò)。
 

　　(4) 檔案利用服務(wù)個(gè)性化。

　　數(shù)字時(shí)代，檔案館用戶的需求呈現(xiàn)多元化。如何更好的細(xì)分用戶的層次、結(jié)構(gòu)，描述用戶畫像，進(jìn)而開展最優(yōu)的分眾式利用服務(wù)?FRID以及各類傳感器對(duì)于時(shí)間、地點(diǎn)、用戶狀態(tài)的感知和處理可以為檔案館提供切實(shí)可信的數(shù)據(jù)。譬如搜集用戶的行為軌跡、發(fā)現(xiàn)用戶的喜好，對(duì)于用戶的服務(wù)需求進(jìn)行提前預(yù)判，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的“私人定制”信息資源服務(wù)，這無疑是未來檔案館發(fā)展的方向。
 

　　(5) 檔案的鑒定與銷毀。

　　隨著檔案的過期，需要按時(shí)間逐步對(duì)過期檔案進(jìn)行鑒定銷毀。此時(shí)可以通過RFID的讀取功能，識(shí)別出哪些檔案已過有效期，并發(fā)出銷毀的指令。